Les appels d’offres dans les secteurs de la construction et de l’immobilier mobilisent plusieurs acteurs. Pour constituer leurs dossiers communs, ils ont besoin d’échanger quantité de données et documents. Problème : ces échanges restent, encore aujourd’hui, cantonnés à l’envoi de mails, voire de fichiers papiers et au partage de documents de travail (tableaux Excel par exemple) pas toujours adaptés à une modification à plusieurs mains. Une manière de procéder très souvent chronophage et source d’incompréhension que Thomas Cassou, co-fondateur d’AOS et ancien maître d’ouvrage, a expérimentée avant de lancer sa solution.
Lassé de mobiliser son temps et son énergie à classer et partager un grand nombre de données, il se rapproche de son ancien camarade de classe passionné de Tech, Alexandre Brochot, pour imaginer ensemble un moyen de fluidifier les process entre les différents acteurs d’un appel d’offres. AOS (pour Appels d’Offres Simplifiés) voit le jour en 2017 et suscite l’intérêt des entreprises de VINCI, notamment grâce au soutien de Leonard et de son programme CATALYST.
Une plateforme tout-en-un pour gagner du temps et renforcer son réseau
Concrètement, AOS propose aux donneurs d’ordre (maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage…) une plateforme de gestion des consultations qui centralise les documents, les analyses comparatives d’offres et le suivi des échanges avec les partenaires. Objectif : gagner en efficacité pour mener les appels d’offres à leur terme dans les meilleurs délais.
« L’enjeu est d’accorder davantage de temps à la relation avec les entreprises, la création de lien, en supprimant les tâches à non-valeur ajoutée. L’aspect humain est très fort car l’objectif est de rendre les échanges plus fluides »
Marc Giraudot I directeur commercial d’AOS
Une promesse qui a su séduire beaucoup d’acteurs du secteur. La start-up compte aujourd’hui près de 450 clients et 50 000 utilisateurs. Elle référence également 20 000 entreprises du bâtiment dans toute la France. Au-delà de la solution de suivi, AOS propose également un annuaire de la construction et de l’immobilier pour faciliter les mises en relation autour de projets et offrir une visibilité supplémentaire aux entreprises listées. Une offre plébiscitée par VINCI Immobilier dont l’une des problématiques était de rassembler le nombre d’entreprises nécessaire à la réalisation d’un bon appel d’offres :
« Aujourd’hui, mes bureaux sont à Nantes mais pour autant, je réalise un appel d’offres à Fouesnant, au bout de la Bretagne. AOS m’apporte donc une aide précieuse pour contacter les entreprises locales, capables de répondre à mon appel d’offres » – Guillaume Piffeteau, directeur de programmes chez VINCI Immobilier.
En contrepartie, les maîtrises d’œuvre du Groupe viennent compléter l’annuaire avec les entreprises locales avec lesquelles elles collaborent. Un échange de bons procédés entre la start-up et la grande entreprise qui vient nourrir les expertises de chacun.
Faciliter la rencontre professionnelle pour mieux s’adapter aux contraintes et aux évolutions du secteur
Parce que la création de valeur via les rencontres professionnelles est au cœur de l’ADN d’AOS, c’est tout naturellement que la start-up a rejoint CATALYST. Proposé par Leonard depuis 2019, ce programme d’incubation offre aux jeunes entreprises sélectionnées la possibilité de se confronter à la réalité du terrain en collaborant avec les différentes entités de VINCI.
« Par une fine sélection, le programme CATALYST permet d’accélérer les rencontres entre start-up et grandes entreprises pour des partenariats gagnants »
Louis Cottin I responsable du programme CATALYST
AOS, VINCI Immobilier et VINCI Construction France collaborent au total sur une trentaine de projets. Ce partenariat permet à la start-up de s’ouvrir à une nouvelle approche de la construction pour répondre au mieux aux attentes des acteurs d’un secteur en mutation permanente. De leur côté, les deux entités du Groupe VINCI sensibilisent leurs équipes à la digitalisation de leurs métiers par le biais d’AOS. Guillaume Piffeteau, directeur de programmes chez VINCI Immobilier, utilise également la plateforme comme outil de management : « Les activités de VINCI Immobilier se répartissent sur un grand territoire. Ne pouvant être présent physiquement sur tous les sites, j’utilise la plateforme pour superviser tous les appels d’offres en cours. C’est un gain de temps considérable. »
Une flexibilité qu’AOS continue d’enrichir : lors du premier confinement, la start-up a ajouté un module de signature électronique à son outil pour pallier les contraintes de distanciation et le retard qu’elles pourraient induire dans l’avancée des projets.
« Nous avons eu une demande très forte de la part de nos clients mais aussi des entreprises référencées car leurs objectifs étaient de gagner du temps mais aussi d’améliorer les relations entre les différentes parties prenantes » – Marc Giraudot, directeur commercial d’AOS.
Exit les grandes séances de signatures traditionnelles, s’étalant souvent sur plusieurs semaines. La finalisation des appels d’offres se concrétise désormais en quelques minutes.
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